Specjalistka/Specjalista w Departamencie Administracji i Zakupów

• Wykształcenie wyższego
• Co najmniej 3 lat doświadczenia na stanowiskach specjalistycznych w obszarze administracji
• Komunikatywna znajomość języka angielskiego
• Dobra znajomość programów MS Office (Excel, Word, Power Point, umożliwiająca tworzenie raportów, prezentacji)
• Znajomość systemów obiegu dokumentów (dodatkowym atutem będzie znajomość platformy eB2B)
• Bardzo dobra organizacja pracy
• Zaangażowanie w wykonywaną pracę
• Umiejętność pracy w zespole
• Wysoka kultura osobista

Główne zadania:

• Obsługa kancelaryjna, administracyjna i logistyczna Spółki
• Obsługa głównej linii telefonicznej Spółki
• Obsługa i dystrybucja poczty elektronicznej spływającej do sekretariatu
• Obsługa i nadzór nad przesyłkami kurierskimi w firmie
• Obsługa sekretarska spotkań Zarządu
• Prowadzenie rejestru korespondencji przychodzącej/ wychodzącej i zapewnienie jej sprawnego obiegu w firmie
• Administrowanie wdrożonymi systemami i aplikacjami w obszarze administracyjnym, w tym rezerwacją sal konferencyjnych
• Rejestracja, weryfikacja, opis i rozliczanie dokumentów finansowo- księgowych w systemie eB2B
• Tworzenie i aktualizacja rejestrów dokumentacji
• Archiwizacja dokumentacji - przyjmowanie, wydawanie dokumentacji z archiwum
• Tworzenie struktury i obsługa wewnętrznych i zewnętrznych baz dokumentacji w Share Point.
• Sporządzanie raportów i analiz w zakresie procesów realizowanych w obszarze administracyjnym
• Przeprowadzanie rozpoznania rynku (RFI) na potrzeby obszaru administracji
• Współpraca z dostawcami w zakresie realizacji bieżących umów związanych z usługami na rzecz biura
• Dbanie o dobry wizerunek firmy.